Neue Satzung

Überlegungen zu einer neuen Satzung

Die aktuelle Satzung des MTV wurde am 28.11.1981 beschlossen und ist mittlerweile in die Jahre gekommen. Sie bildet nicht mehr die Arbeitsweise unseres Vereins ab, erfüllt nur noch teilweise die aktuellen rechtlichen Anforderungen und ist nicht mehr das geeignete Regelwerk, mit dem wir uns zukünftig weiterentwickeln können.

Der MTV ist in den letzten 37 Jahren erheblich gewachsen, sowohl finanziell als auch bei der Anzahl der Mitglieder und Mitarbeiter. Mit knapp 3 Millionen Euro Jahresumsatz, 15 festangestellten Mitarbeitern in Voll- und Teilzeit und 50 Minijobbern hat der MTV die Ausmaße eines mittelständischen Unternehmens erreicht. Aufgabe der neuen Satzung wird es sein, die Tradition eines 140 Jahren alte Breitensportvereins mit den Anforderungen zu verknüpfen, die heute an ein modernes Dienstleistungsunternehmen gestellt werden.

Änderungsbedarf besteht in der aktuellen Satzung insbesondere bei folgenden Punkten:

  • Neuordnung von Aufgaben und Befugnissen der ehren- und hauptamtlichen Führungspositionen
  • Definition und Klarstellung von Aufgaben und Befugnissen der Abteilungen
  • Kompetenzen und Größe von Gremien

 Zudem gibt es in der Satzung des MTV einige Unstimmigkeiten. Diese betreffen z.B. die Fachwarte, das Schiedsgericht und die Vereinsjugend.

 

Organigramm der aktuellen Satzung

 

Lösungsansätze

Die folgenden Lösungsansätze wurden mit dem Satzungsfachmann Stefan Wagner, dem Vereinsrat und dem Vorstand erarbeitet und am 26. November 2018 der Delegiertenversammlung (Protokollauszug DV) erstmals vorgestellt. Zudem wurde zur besseren Übersichtlichkeit eine Kompetenzmatrix erarbeitet.

Die in der Delegiertenversammlung sehr engagierten Nachfragen, Anmerkungen und Diskussionen werden aktuell ausgewertet, in Zusammenarbeit mit dem Satzungsfachmann aufgearbeitet und im Anschluss mit dem Vereinsrat diskutiert.

 

Vorstand und Geschäftsführung

Der Vorstand eines Vereins vertritt den Verein gerichtlich und außergerichtlich und ist damit – als handelndes Vertretungsorgan – grundsätzlich dafür verantwortlich, was im Verein passiert (oder auch nicht passiert). Wie bereits aufgezeigt, gleicht der MTV in vielen Punkten einem mittelständischen Unternehmen. Den MTV (rein) ehrenamtlich zu führen, wäre mittlerweile nicht mehr möglich. Deshalb hat sich der Vorstand des MTV bereits vor vielen Jahren mit einem angestellten Geschäftsführer verstärkt. An dieser Position laufen alle Informationen zusammen, sie hat im operativen Geschäft einen erheblichen Entscheidungsspielraum. Jedoch verfügt der Geschäftsführer über keine originäre Entscheidungskompetenz (diese liegt nach wie vor beim ehrenamtlichen Vorstand, für den der Geschäftsführer lediglich handelt), ist für Fehler oder Versäumnisse entsprechend nur in reduziertem Maße verantwortlich und müsste grundsätzlich bei allen Vertretungsfragen auf den Vorstand verweisen.

Um Aufgaben, Vertretung und Verantwortung wieder sinnvoll zusammenzuführen, ist zukünftig ein hauptamtlicher Vorstand vorgesehen, der zunächst aus zwei Personen bestehen und die Geschäftsführung ersetzen soll (in der Satzung soll – Stichwort Zukunftssicherung – der Vorstand aus zwei bis vier Personen bestehen können, jedoch dürfte der Bedarf für mehr als zwei Personen in nächster Zeit noch nicht bestehen).  Dieser Vorstand – da hauptamtlich – kann entsprechend nicht mehr gewählt werden, sondern würde von einem Präsidium, bestehend aus vier bis sechs Personen, berufen. Dieses ehrenamtliche Präsidium soll, wie bislang der ehrenamtliche Vorstand, von der Delegiertenversammlung gewählt werden.

Da der Vorstand den Verein vertritt, für diesen handelt und für sein Handeln auch verantwortlich ist, wären mit dieser Gestaltung die Haftung und Verantwortung wieder dort, wo auch sämtliche Stränge zusammenlaufen. Gleichzeitig ist es vorgesehen, per Satzung konkrete Kompetenzen auf andere Organe zu übertragen, um die Arbeitsweise und Gepflogenheiten im Verein abzubilden (siehe Kompetenzmatrix).

 

Abteilungen

Die Abteilungen des MTV sind rechtlich unselbstständige Untergliederungen des MTV. So müssen z.B. Abteilungen keine eigene Steuererklärung abgeben, sondern der MTV gibt eine einzige, konsolidierte Steuererklärung ab. Vertretungsbefugnisse für Abteilungsleiter oder sonstige Verantwortliche in den Abteilungen kennt die aktuelle Satzung nicht: als Folge können Abteilungen nicht selbständig nach außen auftreten (Waren bestellen, Vereinbarungen mit Verbänden schließen, …), was diese aufgrund der umfangreichen Aufgaben jedoch faktisch tun. Wer hier für den MTV ohne einzelfallbezogene Vollmacht auftritt, z.B. die betreffenden Abteilungsleitungen, handelt zunächst als sogenannter vollmachtloser Vertreter mit den damit verbundenen Risiken.

Diese Problematik soll durch klare Aufgabenbeschreibungen für Abteilungsleitungen gelöst werden. Je nach Bedarf in der Abteilung soll es auch möglich sein, dass der Abteilungsleiter als besonderer Vertreter nach §30 BGB ins Vereinsregister eingetragen wird, um Außenvertretungsbefugnis in einem definierten Rahmen zu erlangen, was die tägliche Arbeit erleichtert. Dabei ist auch hier das Ziel, die Befugnisse und die damit verbundene Verantwortung der Handelnden klar zu definieren (was bislang nicht der Fall ist).

Zudem existiert in einigen Abteilungen bereits eine Vermischung von Haupt- und Ehrenamt. So verfügen beispielsweise die Fitness- und Gymnastikabteilung neben der jeweiligen ehrenamtlichen Abteilungsleitung über einen hautamtlichen Fitness- und Gymnastikkoordinator. Dabei entstehen immer wieder Unklarheiten bezüglich der Kompetenzen und Aufgaben. Einige Abteilungen im MTV können darüber hinaus aufgrund ihrer Größe (z.B. Mitgliederzahl, Anzahl der Mitarbeiter und/oder Beitragsaufkommen) Auswirkungen weit über die eigene Abteilung hinaus auf den gesamten Verein und damit auch auf andere Abteilungen haben. Diese Abteilungen sind ehrenamtlich mittlerweile nicht mehr oder nur mit immensem Aufwand zu führen. Sollte es bei der Führung solcher Abteilungen – z.B. aufgrund von Fehlern oder aus Zeitmangel – zu wesentlichen Versäumnissen kommen, können die negativen Auswirkungen nicht nur die Abteilung selbst, sondern den gesamten Verein in eine existenzielle Schieflage bringen.

Deshalb ist bei großen Breitensportvereinen zu beobachten, dass solche großen Abteilungen – in der Regel Fitness- und Gymnastikbereich – zunehmend von hauptamtlichen (Vollzeit-)Fachkräften geführt werden, die über die erforderlichen Fachkenntnisse verfügen und die nötige Zeit in die Führung und Entwicklung der Abteilung investieren können. Dem folgend ist vorgesehen, dass neben den Abteilungen zukünftig auch sogenannte Fachbereiche geschaffen werden. Diese neuen Fachbereiche würden durch einen hauptamtlichen, durch das Präsidium bestellten Fachbereichsleiter geführt. Im Vereinsrat soll jeder Fachbereich durch einen ehrenamtlichen Obmann (oder Fachbereichssprecher) vertreten sein. Dieser Obmann und die Delegierten, welche den Fachbereich in der Delegiertenversammlung vertreten, werden in einer Fachbereichsversammlung gewählt. Ziel ist es, dass zwischen dem gewählten, ehrenamtlichen Obmann / FB-Sprecher und dem angestellten, hauptamtlichen Fachbereichsleiter eine enge Abstimmung hinsichtlich der Führung des Fachbereichs und der Wünsche der Mitglieder erfolgt, Planung, Leitung und Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen jedoch nicht mehr auf dem Ehrenamt lastet, da die Aufgaben bereits aufgrund des zeitlichen Umfangs nicht mehr ehrenamtlich zu bewältigen sind. Damit würde wiederum der aktuelle Zustand und die tatsächliche Arbeitsweise im MTV abgebildet: So wird beispielsweise die Fitnessabteilung seit vielen Jahren faktisch hauptamtlich geführt. Die Entscheidungskompetenz für die Umwandlung einer Abteilung in einen Fachbereich würde zukünftig beim Vereinsrat liegen.

 

 

Delegiertenversammlung und Vereinsrat

Der Vereinsrat (VR) hat derzeit folgende Aufgaben:

  1. Vorbereitung der DV
  2. Beratung des Jahresabschlusses und des Haushaltsplans
  3. Ausübung des Vorschlagsrechts zur Ernennung von Ehrenvorsitzenden und Ehrenmitgliedern
  4. Gründung oder Auflösung von Abteilungen

Damit hat dieses wichtige Gremium, dem alle Abteilungsleiter angehören, kaum Entscheidungskompetenzen. Im VR sind allerdings die Abteilungsleiter, und damit diejenigen Mitglieder des Vereins versammelt, die sich ständig mit laufenden Angelegenheiten des MTV befassen, und deshalb über besonders viel Erfahrung und sehr gute Einblicke in verschiedenste Sachthemen des MTV haben.

Die Delegiertenversammlung (DV) verfügt gegenüber dem über eine Vielzahl an Befugnissen. Hier gibt es jedoch verschiedene Schwierigkeiten:

  1. Der Kreis der Delegierten ist sehr groß und wechselt häufig. Vielen Delegierten fehlt damit Vorwissen, auch findet keine laufende Beschäftigung mit verschiedensten Sachverhalten statt, über die zu entscheiden ist. Als Folge sind viele Delegierte mit den Themen nicht so vertraut, wie es für eine vollinformierte Entscheidung erforderlich wäre.
  2. Vielen Abteilungen fällt es schwer, genügend Mitglieder zu finden, die sich als Delegierte oder Ersatzdelegierte zur Verfügung stellen. Dies liegt teilweise an der Größe der Abteilung und der Anzahl an Delegierten, teilweise aber auch schlicht an fehlendem Interesse bei der Mitwirkung an solchen Entscheidungen.
  3. Aufgrund des starken Wachstums einiger Abteilungen haben sich Stimmverhältnisse so verschoben, dass die Vertretung und Stimmverteilung in der DV zunehmend unausgewogen erscheint. Dies insbesondere deshalb, da bei Abteilungsversammlungen – überraschenderweise unabhängig von der tatsächlichen Abteilungsgröße – in der Regel zwischen 10 und 30 Mitglieder teilnehmen. Warum diese 10-30 Mitglieder im einen Extremfall nur einen Delegierten (und einen Ersatzdelegierten), im anderen Extremfall 24 Delegierte (und 24 Ersatzdelegierte) wählen müssen, ist mittlerweile kaum mehr nachvollziehbar zu vermitteln.
  4. Es gelingt der DV seit geraumer Zeit nicht mehr, hohe Anwesenheitszahlen zu erzielen. Abwesenheitsquoten von über 30 % der DV-Mitglieder sind inzwischen die Regel.
  5. Aufgrund der Größe der DV (Mitgliederzahl aktuell knapp 140 Personen, davon normalerweise 80-100 anwesend) sind die Versammlungen mit einem nicht unerheblichen Aufwand verbunden (z.B. Einlass- und Ausweiskontrollen, Stimmzählung). Rede- und Diskussionsbeiträge können aufgrund der begrenzten Dauer bereits jetzt nicht mehr von allen Mitgliedern geäußert werden.
  6. Aufgrund der seltenen Sitzungen (eine Sitzung pro Jahr vorgeschrieben, mehr als zwei Sitzungen aufgrund von Ladungsfristen, Vorbereitungszeit etc. kaum organisierbar) müssen auf jeder DV viele – teils komplexe – Themen diskutiert werden. Die Folge ist, dass Themen nicht in der eigentlich erforderlichen Tiefe behandelt werden können, zudem leidet aufgrund der Sitzungsdauer gegen Ende auch die Konzentrationsfähigkeit (Ende der letzten DV: 23:45 Uhr an einem Montag). Dennoch müssen Entscheidungen getroffen werden, da andernfalls starke Verzögerungen der Entscheidungen und eine Quasi-Handlungsunfähigkeit des MTV in bestimmten Bereichen die Folge wären.

 Die vorstehenden Punkte wurden in der DV erörtert und allgemeiner Änderungsbedarf festgestellt. Daher ist geplant, den VR in der neuen Satzung deutlich zu stärken. So soll dort zukünftig der Großteil der Finanzentscheidungen getroffen werden. In welchem Umfang Zuständigkeiten von der DV auf den VR verlagert werden, ist derzeit in der Diskussion. Zudem ist vorgesehen, die DV mit derzeit knapp 140 Mitgliedern merklich zu verkleinern und dabei ein ausgewogeneres Verhältnis zwischen den Abteilungen zu erreichen. Ein Vorschlag mit einer degressiv steigenden Zahl an Delegierten (die ersten drei Delegierten je angefangene 100 Mitglieder, die nächsten drei Delegierten je angefangene 200 Mitglieder usw.) findet sich nachstehend als Tortengrafik dargestellt. Dieser Vorschlag und die zu Grunde liegenden Überlegungen wurden den Delegierten vorgestellt und als sinnvoll bewertet. Bei dem dargestellten Vorschlag würde die Größe der DV auf 108 Mitglieder reduziert. Weitere Varianten, die die Größe der DV auf 98, 88, 73 bzw. 65 Mitglieder reduzieren könnten, liegen dem Vorstand vor.

 

Vorschlag Sitzverteilung Delegiertenversammlung

Bei der Umsetzung der Vorschläge durch die Delegiertenversammlung würde sich folgendes Organigramm ergeben:

Geplant ist, die Satzung Ende 2019 zu verabschieden. Dazu bedarf es einer qualifizierten Mehrheit von ¾ der abgegebenen gültigen Stimmen auf der Delegiertenversammlung.

Auch wenn bereits viel Vorarbeit geleistet wurde, so steht der wichtigste – und wahrscheinlich auch schwierigste – Teil des Prozesses „neue Satzung“ noch bevor. Alle Beteiligten werden hier Kompromisse eingehen müssen, damit die neue Satzung verabschiedet werden kann. Damit wird nicht jeder glücklich sein: Insbesondere der ehrenamtliche Vorstand wird seine Kompetenzen fast vollständig an seinen hauptamtlichen Nachfolger abgeben, und sich auf Kontrollfunktionen, die Beratung des Vorstands, Richtlinienentwicklung und einige Zustimmungsvorbehalte beschränken. Ähnliche Einschnitte in die Befugnisse wird auch die DV hinnehmen müssen: Beide Gremien mit ihren bisherigen Verantwortlichkeiten können jedoch – alle Vorteile und Verdienste der letzten vier Jahrzehnte berücksichtigt – den MTV nicht so in die Zukunft führen, wie es nötig ist. Mit Sicherheit wird im nächsten Jahr bei vielen Punkten gefeilt, diskutiert, gestritten und angepasst werden müssen – der MTV als Gemeinschaft wird daraus gestärkt hervorgehen. Es geht gar nicht anders!

 

14.12.2018

Der Vorstand

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